INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO – LEY 1474 DE 2011
Jefe de control Interno, o quien haga sus veces:
FRANCISCO ANTONIO GUZMAN GOMEZ
Periodo Evaluado: ENERO – OCTUBRE 2011
Fecha de elaboración: NOVIEMBRE 1 DE 2011
Subsistema de Control Estratégico
Dificultades
La principal deficiencia que se encontró en el diseño e implementación del Código de Ética fue la no inclusión del personal en la elaboración del mismo, dando como resultado un documento que no recoge en consenso el sentir y voluntad de los Funcionarios del Instituto, sobre los valores y conductas éticas deseables que permitirán al interior de la entidad potenciar los cambios necesarios para hacerla eficaz y transparente al servicio del interés general.
Avances
Dentro del contrato que realizo el instituto para el apoyo en la implementación del MECI 1000:2005, se diseñó el documento del Código de Ética, dicho documento fue realizado de acuerdo a la metodología propuesta por el Manual de Implementación del MECI 1000:2005. De este ejercicio resulto dicho documento como también unos folletos que se distribuyeron dentro del personal del Instituto.
El Instituto ha elaborado un manual de inducción y reinducción que y ha sido remitido a todos los funcionarios de la entidad.
La entidad cuenta con estilo de dirección definido, el cual promueve los principios de Gestión Pública como el Compromiso, Participación, Transparencia y Responsabilidad.
El Instituto está en proceso de implementación de calidad Institucional.
La entidad posee una Estructura Organizacional definida, distribución de funciones y responsabilidades.
La entidad viene desarrollando en su Plan de formación y capacitación para el desarrollo de competencias de acuerdo a las orientaciones de la DAFP.
La alta dirección viene adelantando gestiones entorno a la identificación y mitigación de los riesgos de la entidad.
Subsistema de Control de la Gestión
Dificultades
Los sistemas de información que posee la entidad tiene falencias para el manejo y registro de la información.
No existen indicadores que midan la efectividad de los proceso.
No existe una adecuada comunicación trasversal al interior de la entidad.
No se encuentra un documento formal que defina las políticas de operación de los procesos.
Avances
Se revisaron y ajustaron los indicadores de gestión y se inició el trabajo de diseño de indicadores de efectividad.
Los procedimientos se encuentran documentados de acuerdo a los procesos definidos por la entidad.
La Entidad cuenta con página web la cual se encuentra en construcción y adecuación según requerimiento de la estructura de Gobierno en Línea.
La entidad se encuentra redefiniendo su mapa de proceso y procedimientos.
La entidad cuenta con un plan estratégico y plan de acción acorde a las metas del plan de desarrollo del Municipio.
Subsistema de Control de Evaluación
Dificultades
Se evidencia debilidad de implementación efectiva de Auditorías internas que mitiguen los posibles riesgos de la entidad.
Ante la debilidad en la implementación efectiva de las auditorías internas y la no realización de la evaluación de desempeño no se cuenta con suficiente insumos para la suscripción de planes de mejoramiento institucional por procesos y/o individuales.
Avances
La oficina de control interno viene implementando los diferentes células de trabajo en cada una de los proceso que adelanta la entidad y viene desarrollando la auditorias de conforme al plan de trabajo de auditorías establecido para la Oficina de Control Interno.
De las diferentes actividades de control Interno, en especial de evaluación al control interno, se han emitido recomendaciones que han sido acogidas por los funcionarios de la entidad, con el fin de minimizar riesgos y subsanar las debilidades detectadas en procura de un mejoramiento continuo de la entidad.
Se ha cumplido periódicamente con los distintos reportes del estado del sistema de control interno a las partes interesadas y entes de control, como herramienta para valorar la percepción que se tiene en aplicación del SCI.
Estado General del Sistema de Control Interno
A pesar que al entidad cuenta con un Modelo Estándar de control Interno, este no es operativo debido a la falencia en la implementación de todos sus componentes en especial en control de riesgos de la entidad; sin embargo se vienen realizando diferentes actividades redefiniendo y caracterizando los diferentes procesos y procedimientos, actualizando indicadores de gestión y establecimiento adecuado de los planes, programas y proyectos que adelanta la entidad.
Recomendaciones
Se recomienda validar y ajustar de ser necesario el Código de Ética con la participación de todos los funcionarios de la entidad, socializando la metodología de cómo debe ser construido y el resultado obtenido de dicho ejercicio.
Definir claramente los canales de comunicación entre la Alta Dirección y el resto de la entidad, asignando responsabilidades específicas para tales actividades
Seguir adelantando la implementación del sistema, terminando la caracterización de los procesos que adelanta la entidad e implementando todos sus componentes, dado que esta es una herramienta gerencial de apoyo para toma de decisiones que afectan a la entidad.
Continuar consolidando el subsistema de control y evaluación con el fin de minimizar los riesgos, realizando un control efectivo a la entidad.
Fortalecer el proceso de inducción y reinducción de todos los funcionarios de la entidad, con el fin de brindar un mejor servicio a la comunidad.
Fortalecer la cultura de Autocontrol y mejoramiento continuo, con el fin de garantizar que las actividades desarrolladas se enmarquen dentro de los aspectos establecidos por el Modelo Estándar de Control Interno – MECI y SGC.
Seguir adelantando todas las gestiones con el fin de implementar el sistema de gestión de calidad NTCGP 1000:2009, armonizándolo con el Modelo Estándar de Control Interno.
“La original Firmada”
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FRANCISCO ANTONIO GUZMAN GOMEZ
Jefe Oficina Asesora de Control Interno
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